NOÇÕES DE ARQUIVO

O que é Arquivo?

          A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

          Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. ARQUIVO também é conhecido como móvel ou armário que guarda documentos (mas não vamos considerar essa definição nesse texto).

 

Tipos de Arquivos

• Públicos (federal, estadual, municipal);

• Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);

• Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e

• Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc)

 

          Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.

 

Sistema de Arquivos

          Sistema é um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns.

 

Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp

 

E Documento?

 

          É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma ATIVIDADE.O documento pode ser Simples (ofício, relatório, ficha de atendimento) ou Composto (Processo).

 

Natureza dos Documentos

          Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhecê-los:

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa;

2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)

3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, CD-ROM,)

4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Freqüência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.

 

Como Organizar um Arquivo?

          É interessante que a sua Unidade ou Área de trabalho tenha um plano de classificação para que você possa guardar os documentos dentro dos dossiês ou pastas certas. Classificação é, portanto, a sequênciade operações que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um Arquivo.

 

Plano de Classificação

          Todas as Unidades possuem planos de classificação de documentos. Cada Área identifica as suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, é interessante entender como é a sistemática para se montar um Plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinação dos documentos.

          Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas estruturas e funções da instituição, pode ser utilizado por qualquer Unidade da Unicamp. Siga as etapas abaixo sugeridas:

 

a) Identifique as Atribuições e Atividades da Instituição e da Área em que você trabalha Você poderá encontrar essas informações pesquisando nos atos legais que vezes são Portarias, Deliberações, Estatuto, outras vezes, você encontra essas informações nas primeiras Atas e Relatórios da sua Área. Em últimocaso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.

b) Relacione e organize o que você levantou. Dica: aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a implantação de sua Área/Órgão e/ou o que você conseguiu descrever.

c) Identifique os tipos de documentos que “nascem” a partir do cumprimento das atividades identificadas

Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades foram levantadas.

 

Rotinas de arquivamento

          Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e móveis correspondentes, os funcionários de arquivo deverão obedecer a uma seqüência de etapas:

 

Inspeção: consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar ao Arquivo por diversos motivos:

a) para arquivamento

b) para solicitar informação

c) para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro etc.

d) em obediência a uma rotina

É importante que o funcionário ao fazer esta inspeção, verifique se os documentos possuem autorização para serem arquivados (OK, arquive-se) e se a ação nele contida já foi cumprida e encerrada. Verificar o último despacho.

 

          Nesta inspeção também será examinado se os documentos possuem anexos e se esses estão no documento. Aqueles que se encontrarem irregulares deverão retornar ao setor de origem, ou se for do seu conhecimento completá-lo.

 

Leitura - cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu conteúdo e sob que classificação deverá ser arquivado. (se já existe pasta ou se há necessidade de abrir nova).

 

Seleção – selecionar o material que será realmente arquivado, daquele que poderá ser descartado imediatamente, sem prejuízo para a instituição (como cópias, comunicados passageiros). “A manutenção de um arquivo é dispendiosa e ocupa muito espaço, portanto este trabalho de seleção requer conhecimento, critério e cuidado, para não deixar de arquivar o que é necessário, nem entulhar o arquivo de papéis desnecessários”.

 

          Atenção: o responsável pela seleção deve conhecer as exigências que determinam a conservação de documentos, tanto por lei como por necessidade de serviço.

-Marcar a hora e a data de entrada do documento no arquivo, a fim de anular todas as possíveis controvérsias sobre a chegada do documento no arquivo;

 

-Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que darão entrada no Arquivo ou no Expediente. Colocar a data, procedência, breve descrição de conteúdo, número daRR/Procedência e o código de localização (de encaminhamento ou arquivamento). Isso possibilitará estabelecer uma estatística diária de arquivamentos efetuados, e facilitará a busca.

 

Classificação

          Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a lassificaçãoadotados pela organização. Escrever à lápis no documento onde deverá ser arquivado.

Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou, a sua procedência e a data.

 

Ex.1 Procedência: Gabinete do Reitor. Comunicado com Normas para Contratação de Funcionários, em um Arquivo da Direção Pasta: Diretoria -RH-ATOS/GR (poderão entrar Portarias e demais atosdo Reitor relativos a RH).

Ex.2 Procedência: SUS. -Ofício ao Diretor solicitando reunião para tratar de assuntos relativo a Convênio. (já despachado pelo Diretor) Pasta: Diretoria -CONVÊNIOS/SUS/CONTRATO

 

Ordenação

É a disposição dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Vejam os métodos básicos:

 

Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequênciadas letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopédico e dicionário quando se trata de assuntos.

Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal.

Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras).

Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos.

Ordenação Numérica: disposição de acordo com a seqüência numérica atribuída aos documentos. Depende de um índice auxiliar para busca de dados.

Ex. Na Pasta MANUTENÇÃO/PRÉDIO você poderá arquivar os documentos em ordem cronológica, assim sendo teríamos: primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTECsolicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informação de que já foi adquirida a torneira, e por último a Informação do ESTEC que o serviço foi concluído.

 

          É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma função sejam guardados juntos, para que se perceba como começou a ação e como terminou, formando assim os dossiês de fácil compreensãopara quem pesquisa. EVITE MANTER SEPARADOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS E RECEBIDOS SIMPLESMENTE. PROCURE AGRUPAR AQUELES QUE CORRESPONDAM À MESMA AÇÃO.

 

Arquivamento

          Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas já contidas no arquivo ou monte-as de acordo com o plano de classificação. Nesse último caso faça as etiquetas indicando o código da atividade correspondente. Não se esqueça de anotar no canto superior esquerdo da Pasta o código doÓrgão/Área respectivos.

          

          Dica: Se o seu arquivo for constituído por Pastas Suspensas você pode montar a pasta suspensa com o código da atividade na Projeção e guardar os documentos em pastas lisas (ou intercaladora) ou mesmo em papel almaço sem pauta. Repete-se o código nessa última, juntamente com o período que se refere a documentação. Isso facilita as transferências dos documentos semi-ativos para outros arquivos ou para a eliminação, porque você poderá mandar apenas o miolo, deixando a pasta suspensa pronta para o período seguinte. Guarde finalmente no móvel respectivo que também deverá estar identificado.