A estrutura de uma empresa compreende conceitos que abrangem algo mais do que a sua estrutura física, uma estrutura empresarial organizacional é muito mais importante que o próprio espaço físico. Estrutura organizacional é o desenvolvimento dividido e eficaz das atividades empresariais. É importante citar que uma estrutura organizacional nunca é perfeita ou acabada, o mais próximo da perfeição que ele pode

atingir é sempre manter-se mutável, possibilitando que as funções sejam executadas com

perfeição em quaisquer situações.

 

Juridicamente uma empresa tem em sua estrutura: Razão Social, Contrato Social, Natureza da Empresa, Ramo da Empresa e Classificação Empresarial.

 

ESTRUTURA EMPRESARIAL

 

É extremamente importante que o profissional ASSISTENTE ADMINISTRATIVO tenha conhecimento da estrutura empresarial na qual se enquadra, não só como colaborador da empresa ou organismo que integra, mas também por ser uma peça fundamental de integração entre os seus superiores hierárquicos e demais departamentos. A sua multifuncionalidade, faz com que trabalhe diretamente com diferentes departamentos de uma mesma empresa, como por exemplo, o departamento de higiene e segurança, o departamento de contabilidade, o departamento jurídico, o departamento de marketing e muitos mais… O ASSISTENTE ADMINISTRATIVO tem “grande importância no cenário empresarial”, tendo por isso de ter um conhecimento profundo de toda a estrutura, de toda a engrenagem da empresa; os seus mecanismos, os seus circuitos de produção, o que cada departamento faz e os seus métodos, prazos e regras específicas.

 

Estrutura empresarial é definida:

 

• Pelas diferentes funções atribuídas aos departamentos criados, pelas relações, quer horizontais quer verticais, que entre eles se estabelecem;

• Pelos sistemas de informação existentes ou em desenvolvimento;

• Pela definição dos níveis hierárquicos e a delimitação das responsabilidades.

 

Características fundamentais de uma estrutura empresarial:

 

• Ter em atenção a conjuntura sociopolítica de modo a permitir que a empresa funcione correctamente no meio em que está inserida;

• Poder permitir que a empresa atinja os objectivos pré-estabelecidos;

• Ser elaborada com base em conhecimentos passados para que possa ser clara e precisa;

• Ser planificada de modo a existir unidade de comando;

• Ser pensada de modo a limitar o número de níveis hierárquicos;

• Estar adaptada às condições humanas e materiais da empresa;

• Limitar o número de subordinados que dependem de um mesmo centro de decisão.

 

Na estrutura de uma empresa é normal estabelecerem-se vários níveis hierárquicos em que os superiores apresentam um certo tipo de autoridade sobre os seus subordinados. Esta autoridade encontra-se ao nível de decisão, como é o caso dos Presidentes, dos Gerentes, Administradores, Directores de departamento.

A baixo deste nível de decisão, vamos encontrar o nível de gestão, do qual fazem parte os gestores, chefes de secção ou departamento, entre outros.

 

Por fim temos o nível de execução, todos aqueles que executam as tarefas decididas pelo topo da hierarquia e geridas pelo nível de gestão, é o caso dos operários, assistentes ou todos aqueles que estejam abaixo do nível de gestão.

 

As estruturas empresariais são geralmente representadas por organogramas, gráficos estáticos constituídos por retângulos, quadrados ou círculos, ligados entre si por linhas horizontais e/ou verticais, os quais permitem ver rapidamente a posição de cada setor e/ou individuo dentro da empresa.

 

HIERARQUIA

          A hierarquia estabelece como a divisão do trabalho é feita, distribuindo tarefas de acordo com as qualidades de cada colaborador dentro da organização. Estas qualidades poderão ser definidas pelo nível de escolaridade ou de experiência em uma determinada área de conhecimentos.

           A hierarquia por si só, não funciona, é necessário que exista uma troca de informação, ou seja, comunicação entre os funcionários para que sejam conhecidos os objetivos e metas que a empresa já alcançou e que ainda deseja alcançar, de modo que todos colaborem para o crescimento da organização.

Com a divisão do trabalho, passa a existir uma delegação de poder. Uma organização só se torna realmente produtiva quando todos os seus membros têm e exercem o poder. O poder de ouvir, falar, sugerir, discordar, ajudar, fazer, decidir.

          Para que seja possível exercer esse poder, “o primeiro passo seria todos deixarem de lado a vaidade, o egoísmo e a arrogância”. Porém, nem todos os modelos existentes nas organizações atuais, adotam um sistema de hierarquia. O trabalho em equipe pode produzir grandes resultados. De resto, o verdadeiro poder não precisa de hierarquia, porque ele resulta da autoridade conquistada pela competência, pela humildade, pelo respeito ao próximo e pela capacidade de compartilhar conhecimentos, habilidades e experiências.

 

 

ORGANOGRAMAS

 

“Organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização”.

 

“Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes”.

 

As estruturas empresariais são geralmente representadas por organigramas, gráficos estáticos constituídos por rectângulos, quadrados ou círculos, ligados entre si por linhas horizontais e/ou verticais, os quais permitem ver rapidamente a posição de cada sector e/ou individuo dentro da empresa.

Estes organigramas devem explicitar claramente:

 

•  Os órgãos de gestão;

•  As ligações hierárquicas;

•  As ligações funcionais;

•  Os níveis ou escalões hierárquicos;

•  Os canais de comunicação formais;

•  Os responsáveis ou titulares (se for um organigrama nominativo).

 

EXEMPLO DE ORGANOGRAMA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FLUXOGRAMA

          Um fluxograma é um diagrama que tem como finalidade representar processos ou fluxos de materiais e operações. Geralmente confundido com o organograma, o fluxograma possui a diferença de representar algo essencialmente dinâmico, já o organograma é uma representação da estrutura funcional da organização. O fluxograma sempre possui um início, um sentido de leitura, ou fluxo, e um fim. O importante é estabelecer o fluxograma de forma que ele fique o mais claro possível, ou seja, que fique fácil identificar as ações que devem ser executadas, ou dependendo do tipo de fluxograma, as alternativas do processo.

Veja um exemplo de fluxograma: