Um auxiliar administrativo pode trabalhar tanto em uma empresa privada quanto no setor público. O trabalho exercido está relacionado as rotinas de escritório, como atendimento, recebimento de documentos, fazer visitas, atender o telefone, digitar documentos, cuidar do arquivo, organizar os setores entre muitas outras possibilidades. Em geral, o auxiliar administrativo atua na área de recursos humanos, comercial, administrativa e finanças, por isso é preciso trabalhar com atenção.

 

As constantes transformações globais ampliaram o cenário competitivo das empresas. Muitas organizações já trabalham com modelos inovadores de gestão, o que reflete diretamente nos seus ambientes, procedimentos e rotinas de trabalho. Nesse contexto, o principal fator constitutivo do diferencial competitivo de uma empresa são os talentos que nela trabalham.

 

É importante salientar que a evolução dos ambientes e locais dos escritórios só foi possível com o grande avanço dos recursos tecnológicos, fundamentalmente da rede mundial de computadores. Esta evolução não torna obsoletas as rotinas administrativas e de escritórios, mas modifica o perfil do profissional da área, exigindo novos conhecimentos e práticas para a atuação como aassistente administrativo. Dessa forma, o profissional, para ser bem-sucedido, necessita preparar-se estrategicamente, a fim de atender às expectativas e necessidades da organização e do cliente moderno, seja ele externo ou interno.

 

A PROFISSÃO DE ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A profissão de assistente administrativo está em alta no mercado, hoje em dia, devido à ampla necessidade do mercado de trabalho para esta área. As possibilidades apontam que a cada dia mais essa profissão seja mais valorizada no mercado de trabalho, assim dando maior assistência e credibilidade para pessoas que exercem a função.

 

A ocupação de um cargo de assistente administrativo envolve uma série de comportamentos, atividades e tarefas imprescindíveis ao funcionamento de uma empresa, alicerçando-se nos objetivos e metas da organização. Para isso, o auxiliar administrativo deve agir de forma proativa, adaptando-se aos diversos modelos de gestão e executando as rotinas básicas das diversas áreas, contribuindo com a obtenção de resultados que atendam às demandas corporativas.

 

Muito mais que habilidade técnica, o mercado de trabalho atual exige das pessoas habilidades relacionadas à personalidade e ao comportamento de cada um. Isso significa que além, do trabalhador saber como desempenhar bem uma profissão e utilizar corretamente os meios e ferramentas de seu trabalho, ele deve possuir algumas habilidades que determinam sua conduta social. O trabalhador deve ter habilidades para trabalhar em equipe, cooperar e solucionar problemas, saber resolver conflitos em seu ambiente de trabalho, motivar sua equipe e ainda, ter vontade e curiosidade de pesquisar e querer aprender mais e mais sobre seu trabalho e sobre o mundo em geral.

 

Mais uma vez, vale lembrar que o assistente administrativo coordena atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organiza arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondência e documentos, redige cartas, gerencia informações, cuida das contas a pagar, organiza reuniões, apresentações e outros eventos, atende a chamadas telefônicas, realiza atendimento ao público, efetua cadastros, fornece e recebe informações sobre produtos e serviços, dentre muitas outras atividades. O assistente administrativo realiza todas essas tarefas com certa autonomia, porém sempre sob supervisão de seu superior imediato.

 

O papel do assistente administrativo é:

• contribuir para o crescimento da empresa;

• administrar bem os recursos visando o lucro;

• planejar estabelecer o objetivo da empresa, limitando um tempo para atingi-lo;

• quantificar e qualificar os recursos utilizados e fixar as metas para alcançar o objetivo proposto;

• coordenar, procurar a harmonia entre as pessoas que trabalham na empresa para que os recursos materiais e financeiros possam ser bem aproveitados;

• E, acima de tudo a trabalhar a organização, que deve ser a base do desenvolvimento de qualquer profissional desta área.

 

Qualidades Pessoais

• Ter iniciativa; 

• Bem organizados;

• Pacientes;

• Diplomáticos;

• Habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes;

• Saber adaptar-se a novas tarefas.

 

Deve-se lembrar que estas atribuições variam muito de empresa para empresa e que, portanto, não se trata de uma regra geral.

 

Para trabalhar nessa função é preciso que a pessoa tenha completado o ensino médio e que saiba usar internet, Word, Excel entre outras qualificações que a empresa pode exigir. Esteja preparado para digitar atas de reunião, memorandos, relatórios, cartas, entre outros documentos. Você irá organizar apresentações, planilhas, jantares e outros eventos.

 

Como em toda profissão é preciso que o funcionário tenha comprometimento com o seu emprego. Vista-se adequadamente, pois geralmente escritório administrativo pede que se use roupa social ou uniforme.

 

Seja pontual e saiba trabalhar em grupo. Em geral, o auxiliar administrativo irá lidar com informações importantes das empresas como por exemplo o seu rendimento anual ou a declaração do imposto de renda. É importante ter ética e não comentar com pessoas de fora do escritório sobre esses dados.

 

O auxiliar administrativo deve saber trabalhar sobre pressão, priorizar as tarefas mais importantes e ser comunicativo. Se o escritório que você deseja trabalha ter atuação internacional é conveniente ter o inglês básico e o espanhol como um diferencial.

 

Como é o local de trabalho do Assistente Adminisrativo?

• Normalmente trabalham em escritórios de empresas; 

• Utilizam computadores, telefones, faxes, calculadoras, copiadoras, telefones celulares e carros;

• Invariavelmente trabalham no horário normal das empresas;

• Relaciona-se com gerentes, supervisores, público, fornecedores e clientes.

 

Qual é o futuro da profissão de Assistente Administrativo?

• Boas perspectivas para o futuro desta profissão; 

• A demanda destes profissionais depende da situação da economia do país, da reestruturação das empresas, do tamanho das empresas e sua carga de trabalho;

• Encontram trabalho em vários tipos de empresas;

• Muitas tarefas do auxiliar de escritório foram absorvidas por outros profissionais; 

• Novas tarefas estão sendo executadas: gerenciamento de projeto, editoração eletrônica, assistência e treinamento a computadores e desenvolvimento de sites na internet.