COMUNICAÇÃO E REDAÇÃO EMPRESARIAL

          A Comunicação Empresarial consiste num processo de gerenciamento que integra todas as atividades orientadas para o relacionamento entre uma organização e os ambientes interno e externo. Sua responsabilidade fundamental é criar e manter fluxos de informação e influência recíproca entre a empresa, seus públicos de interesse e a sociedade em geral".

 

O Que é Comunicação?

              Comunicação é o processo de transmitir a informação e compreensão de uma pessoa para outra. Se não houver esta compreensão, não ocorre a comunicação. Se uma pessoa transmitir uma mensagem e esta não for compreendida pela outra pessoa, a comunicação não se efetivou.

 

O Processo de Comunicação

Cada período de comunicação é diferente de qualquer outra e é composto de três etapas subdivididas:

 

1 - Emissor: é a pessoa que pretende comunicar uma mensagem, pode ser chamada de fonte ou de origem.

a) Significado: corresponde à ideia, ao conceito que o emissor deseja comunicar.

b) Codificador: é constituído pelo mecanismo vocal para decifrar a mensagem.

 

2 - Mensagem: é a ideia em que o emissor deseja comunicar.

a) Canal: também chamado de veículo, é o espaço situado entre o emissor e o receptor.

b) Ruído: é a perturbação dentro do processo de comunicação.

 

3 - Receptor:é a etapa que recebe a mensagem, a quem é destinada.

a) Decodificador: é estabelecido pelo mecanismo auditivo para decifrar a mensagem, para que o receptor a compreenda.

b) Compreensão: é o entendimento da mensagem pelo receptor.

c) Regulamentação: o receptor confirmar a mensagem recebida do emissor, representa a volta da mensagem enviada pelo emissor(Feedback). Pode-se, portanto, dizer que a comunicação só pode ser considerada eficaz quando a compreensão de receptor coincide como o significado pretendido pelo emissor.

 

Ruídos na Comunicação

          O processo de comunicação nunca é perfeito. No decorrer de suas etapas sempre ocorrem perturbações que prejudicam o processo, no qual são denominados ruídos.

           Ruído é uma perturbação indesejável em qualquer processo de comunicação, que pode provocar perdas ou desvios na mensagem, qualquer fonte de erro, distúrbio ou deformação da fidelidade na comunicação de uma mensagem, seja ela sonora, visual, escrita etc.

Tipos de Comunicação

 

Comunicação Verbal: Quase toda a comunicação verbal é realizada por escrito e devidamente documentada por meio de protocolo, mas é composta pela palavra.

Comunicação Oral: São as ordens, pedidos, conversas, debates, discussões.

Comunicação Escrita: São as cartas, telegramas, bilhetinhos, letreiros, cartazes, livros, folhetos, jornais, revista.

Comunicação Não-Verbal: Através desta comunicação não-verbal ocorre a troca de sinais: olhar, gesto, postura, mímica.

-Comunicação por mímica: são os gestos das mãos, do corpo, da face, as caretas.

-Comunicação pelo olhar: as pessoas costumam se entender pelo olhar

-Comunicação pela postura: o modo como nos sentamos, o corpo inclinado para trás ou para frente, até mesmo a posição dos pés. Tudo isso na maioria das vezes é o nosso subconsciente transmitindo uma mensagem.

-Comunicação por gestos: pode ser voluntária, como um beijo ou um cumprimento. Mas também pode ser involuntária, como por exemplo, mãos que não param de rabiscar ou de mexer em algo. Isso é sinal de tensão e, ou nervosismo.

 

Os Canais de Comunicação

          A comunicação dentro das empresas para ser clara e precisa, necessita de um organograma bem planejado, para que a mensagem não chegue distorcida. A seguir veremos os modelos de canais de comunicação que ocorrem dentro de empresas:

Canais Verticais: Podem ser descendentes (de cima para baixo) e referem-se à comunicação entre o superior e os subordinados, veiculando ordens ou instruções. Podem ser ascendentes (de baixo para cima) e referem-se à comunicação entre o subordinado e o supervisor, veiculando informações a respeito do trabalho executado.

Canais Horizontais: Referem-se às comunicações laterais entre dois órgãos (dois departamentos, duas seções) ou dois cargos (dois gerentes) no mesmo nível hierárquico. Ao tratar da comunicação estamos solucionando, em muitos casos, antigos e persistentes problemas, que podem dar lugar a pessoas e ambientes mais leves e motivados, proporcionando mais e melhor de si, com produtividade e desenvoltura de quem percebe que é possível crescer e gerar crescimento conseqüente.

 

REDAÇÃO EMPRESARIAL

          São textos produzidos no ambiente empresarial. Podem ser memorando, circular, comunicado, ata, mensagens eletrônicas. Redigir é comunicar idéias sobre determinado assunto, expressando o ponto de vista do emissor. Deve se escrever com ordem e método. Ordem é a lógica, coerência, coesão e Método é o tipo e função.

      Quem escreve bem, pensa bem, expressa com clareza suas idéias, apresenta argumentos convincentes, usa a força poderosa da linguagem. Escrever bem é reunir idéias, emoções, argumentos, organizá-los em frases bem ordenadas que possam ser compreendidas, imediatamente, pelos leitores de maneira agradável, concisa e sem erros gramaticais. Para que isso ocorra é preciso praticar a LEITURA e a REDAÇÃO.

 

Pontos a serem observados:

O que você quer de fato dizer com o texto? Qual a mensagem principal? Quem é o leitor (receptor destinatário)? Como organizar as idéias?

Definir a mensagem principal: verificar o nível de linguagem do receptor e o conteúdo;

Organizar o texto em tópicos: idéias e argumentos em escala de importância;

Tempestade cerebral: deixar a idéias fluírem livremente, ler criticamente os resultados, eliminar o que não serve.

 

Estruturação do texto:

Pirâmide invertida - informação mais importante em primeiro lugar (comunicados,cartas de reclamação, convites para eventos, anúncios de empregos...);

Losango – usado para assuntos mais complexos e delicados –introdução /assunto principal / informações complementares (recusa a um pedido, cancelamento de compromisso / resposta à reclamação...);

Problema X Solução – apresentação do problema / possíveis soluções / conclusão (solução).

 

Ao redigir um texto é necessário:

• Definir objetivos claros; 

• Conhecer o assunto sobre o qual vai escrever;

• Despertar o interesse do leitor;

• Adaptar a linguagem ao leitor;

• Reler, refazer, aprimorar o texto.

 

Modalidades de textos

 

ATA – relato de reunião, assembléia ou convenção;

 

Normas a serem observadas:

•  Lavrar em livro próprio ou em folhas soltas, de tal modo que impossibilite a introdução de modificações;

•  Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrências verificadas;

•  Texto digitado ou manuscrito, mas sem rasuras;

•  O texto será compacto, sem parágrafos ou com parágrafos numerados, mas não se fará uso de alíneas;

•  Na ata do dia, são consignadas as retificações feitas à anterior;

•  Nos casos de erros constatados no momento de redigi-Ia, emprega-se a partícula corretiva "digo";

•  Quando o erro for notado após a redação de toda a ata, recorre-se à expressão: "em tempo", que é colocada após todo o escrito, seguindo-se então o texto emendado: Em tempo: na linha onde se lê "bata", leia-se ''pata'';

•  Os números são grafados por extenso;

 

São elementos constitutivos básicos de uma ata:

• dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso), local da reunião;

• relação e identificação das pessoas presentes;

• declaração do presidente e secretário;

• ordem do dia;

• fecho.

 

Modelo de abertura de ata

Ata da Reunião (Assembléia/Convenção) Ordinária (ou Extraordinária) de .... / ... ./ ....Aos .... dias do mês de........de 200... na................, na Rua......, reuniram-se às ... horas, na nº ... , São Paulo, SP,

 

Modelos de fechos de ata

 

a. ...Nada mais havendo a tratar, Fulano de Tal agradece a presença do Sr. Beltrano, do Sr. XY, das demais autoridades presentes e declara encerrada a reunião, da qual eu , Secretário em exercício, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Sr. Presidente e por mim. b. A sessão encerrou-se às...... horas. Eu, ............, Secretário em exercício, lavrei, transcrevi e assino a presente ata.

 

CIRCULAR – comunicação dirigida a muitas pessoas, ou órgãos para transmitir avisos, ordem ou instruções (o assunto tem caráter geral).

 

MODELO

 

Senhores:

 

          Nossa empresa desenvolve suas atividades na área de legislação do estrangeiro e conta com experiência de mais de 15 anos. Visando ampliar o número de assinantes, estamos oferecendo promocionalmente nosso Informe X, que trata especificamente do assunto.

          Além de informes periódicos, dispomos de um setor que atende inteiramente grátis, durante um ano, a consultas sobre qualquer assunto relativo à permanência ou estada do estrangeiro no país. A assinatura dá direito a receber um informe trimestral. Havendo qualquer modificação ou novidade sobre a legislação de estrangeiro, expediremos uma circular extra, para mantê-los sempre bem informados, sem qualquer ônus adicional. A cobrança será confiada ao Banco Y, com a anuidade de $ ....... (.....), por meio de nota fiscal de serviços, com vencimento em ......

 

(a) Fulano de Tal

 

MEMORANDO – nota ou carta ligeira comunicando alguma questão, entre departamentos.

 

Devem constar em um memorando:

Timbre, endereço (quando se trata de empresa privada), código (iniciais do departamento), número do memorando, localidade, assunto (ementa), receptor (destinatário), texto, assinatura, anexos.

 

MEMORANDO Nº (exemplo)

PARA: DEPARTAMENTO:

Fulano de tal Marketing

DE: DEPARTAMENTO:

Beltrano da Silva Relações Públicas

Data: 14-3-2006

Assunto: Estágio de Fulano de tal

          A partir de 1º de fevereiro de 2006 ... , o Sr. Fulano de tal, novo assistente do Gerente de Relações Públicas, fará estágio no Departamento de Marketing, durante uma semana.

       Gostaríamos de contar com sua assistência pessoal, de modo que o Sr. Fulano de tal possa ter o máximo de aproveitamento e conhecimento de nossos produtos e de nossos clientes.

 

COMUNICADO (aviso, declaração, esclarecimento ...) –usado para tornar público um determinado fato.

 

Exemplo:

 

ABANDONO DE EMPREGO

          A Empresa X, com sede na Av, São Paulo, Capital, faz saber, para os fins do disposto no artigo 482, Letra I, da CLI: que Fulana, brasileira, solteira, residente na Rua ......... , São Paulo, Capital, portadora da Carteira Profissional n º Série São Paulo, deixou de comparecer ao serviço a partir do dia ..../..../...., praticando assim "Abandono de Emprego" nos termos do artigo 487, lI, da CL T.

 

COMUNICADO

 

             A Empresa Y informa aos clientes, amigos, fornecedores, bancos que, a partir de ... do corrente, seus telefones de números...de sua Sede/Depto. De Vendas em São Paulo, na Rua -CEP , serão substituídos pelo número seqüencial (011).....-seis troncos. O telex permanece o mesmo, nº.... Comunica igualmente os novos números de sua Unidade em...... , Rua.

 

MENSAGENS ELETRÔNICAS (e-mail) –mensagem clara, objetiva, concisa e gramaticalmente correta

 

–tema/assunto –não se usam abreviaturas, piadas e brincadeiras.

 

Exemplos de mensagens eletrônicas

 

          Verificamos que ainda não recebemos sua resposta a nossas solicitações de .......... Por favor, queira enviar-nos sua proposta. Gostaríamos de manter nossa boa relação comercial com sua empresa. Por isso, esperamos sua compreensão para os aumentos de preço de nossa tabela. Para o andamento equilibrado de nossos pedidos, gostaríamos de saber o nível de seu estoque para o produto X.

 

OFÍCIO – meio de comunicação escrita dos órgãos do serviço público.

 

São partes de um ofício:

•  Timbre ou cabeçalho;

•  Índice e número: iniciais do órgão que expede o ofício, seguidas do número de ordem do documento, separados por uma diagonal;

•  Local e data: devem ser escritos na mesma altura do índice e do número (coloca-se ponto após o ano);

•  Assunto (ou ementa);

•  Vocativo (tratamento ou cargo do destinatário);

•  Texto: exposição do assunto;

•  Fecho;

•  Assinatura (nome, cargo e função);

•  Endereço (fórmula de tratamento, nome do receptor e cargo e função do signatário, seguidos da localidade e do destino;

•  Iniciais do nome e sobrenome do redator e do digitador.

 

INTRODUÇÕES ATUAIS-

Comunicamos a V. Sa. que... .

-Informamos V. Exa. de que .

 

FECHOS ATUAIS

-Atenciosas saudações.

-Respeitosas saudações.

-Atenciosamente.

-Respeitosamente.