SECRETARIADO

 

          Dentro de qualquer instituição, o trabalho de uma secretaria é de suma importância diz-se até, que a alma da Instituição. Numa escola não é diferente, o resultado só será eficaz e produtivo se houver comunicação, interesse e criatividade entre os membros do grupo dos auxiliares.

 

• Receber e encaminhar as correspondências, assinando o protocolo;

• Fazer o controle (para qual setor deve ser dirigida);

• Ter zelo com as correspondências. Não deixá-las em lugar inseguro, de acesso livre;

• Fazer um planejamento de agenda de serviços: definir as prioridades do dia (organização do trabalho diário)

 

Exemplo 1: cópia do Calendário Escolar, dias Feriados e/ou Santificados / facultados (federal / estadual / municipal);

 

Exemplo 2: agenda com telefones importantes: Bombeiros, Polícia, Hospitais e Clínicas, Laboratórios, pronto Socorro, etc. Telefone de Bancos, Farmácias e Drogarias.

 

Fazer o controle e organização do arquivo (identificador de pasta);

• Utilizar/manusear um fax/máquina xérox, equipamentos didáticos: retro-projetor, máquinas de calcular, FlipShart, quadro branco (sempre limpo), data Show, entre outros.

• Manter a pasta apropriada, recortes de jornais e revistas com informações importantes para a vida escolar;

• Ter conhecimento do organograma da Instituição.

 

VIRTUDES PROFISSIONAIS

          Não obstante os deveres de um profissional, os quais são obrigatórios, devem ser levadas em conta as qualidades pessoais que também concorrem para o enriquecimento de sua atuação profissional, algumas delas facilitando o exercício da profissão. Muitas destas qualidades poderão ser adquiridas com esforço e boa vontade, aumentando neste caso o mérito do profissional que, no decorrer de sua atividade profissional, consegue incorporá-las à sua personalidade, procurando vivenciá-las ao lado dos deveres profissionais.

 

          Em recente artigo publicado na revista EXAME o consultor dinamarquês Clauss MOLLER (1996, p.103-104) faz uma associação entre as virtudes, lealdade, responsabilidade e iniciativa como fundamentais para a formação de recursos humanos. Segundo Clauss Moller o futuro de uma carreira depende dessas virtudes. Vejamos:

 

Senso de responsabilidade é o elemento fundamental da empregabilidade. Sem responsabilidade a pessoa não pode demonstrar lealdade, nem espírito de iniciativa[...]. Uma pessoa que se sinta responsável pelos resultados da equipe terá maior probabilidade de agir de maneira mais favorável aos interesses da equipe e de seus clientes, dentro e fora da organização[...]. A consciência de que se possui uma influência real constitui uma experiência pessoalmuitoimportante.

 

Auto-estima. Só pessoas que tenham auto-estima e um sentimento de poder próprio são capazes de assumir responsabilidade. Elas sentem um sentido na vida, alcançando metas sobre as quais concordam previamente e pelas quais assumiram responsabilidade real, de maneira consciente. As pessoas que optam por não assumir responsabilidades podem ter dificuldades em encontrar significado em suas vidas. Seu comportamento é regido pelas recompensas e sanções de outras pessoas-chefes e pares [...]. Pessoas desse tipo jamais serão boas integrantes de equipes.

 

Lealdade é o segundo dos três principais elementos que compõe a empregabilidade. Um funcionário leal se alegra quando a organização ou seu departamento é bem sucedido, defende a organização, tomando medidas concretas quando ela é ameaçada, tem orgulho de fazer parte da organização, fala positivamente sobre ela e a defende contra críticas. Lealdade não quer dizer necessariamente fazer o que a pessoa ou organização à qual você quer ser fiel quer que você faça. Lealdade não é sinônimo de obediência cega. Lealdade significa fazer críticas construtivas, mas as manter dentro do âmbito da organização. Significa agir com a convicção de que seu comportamento vai promover os legítimos interesses da organização. Assim, ser leal às vezes pode significar a recusa em fazer algo que você acha que poderá prejudicar a organização, a equipe de funcionários.

 

          As virtudes da responsabilidade e da lealdade são completadas por uma terceira, a iniciativa, capaz de colocá-las em movimento. Tomar a iniciativa de fazer algo no interesse da organização significa ao mesmo tempo, demonstrar lealdade pela organização. Em um contexto de empregabilidade, tomar iniciativas não quer dizer apenas iniciar um projeto no interesse da organização ou da equipe, mas também assumir responsabilidade por sua complementação e implementação.

 

          Gostaríamos ainda, de acrescentar outras qualidades que consideramos importantes no exercício de uma profissão. São elas:

 

Honestidade: A honestidade está relacionada com a confiança que nos é depositada, com a responsabilidade perante o bem de terceiros e a manutenção de seus direitos. É muito fácil encontrar a falta de honestidade quando existe a fascinação pelos lucros, privilégios e benefícios fáceis, pelo enriquecimento ilícito em cargos que outorgam autoridade e que têm a confiança coletiva de uma coletividade. Já ARISTÓTELES (1992, p. 75) em sua "Ética a Nicômanos" analisava a questão da honestidade.

 

          Outras pessoas se excedem no sentido de obter qualquer coisa e de qualquer fonte - por exemplo os que fazem negócios sórdidos, os proxenetas e demais pessoas desse tipo, bem como os usurários, que emprestam pequenas importâncias a juros altos. Todas as pessoas deste tipo obtêm mais do que merecem e de fontes erradas. O que há de comum entre elas é obviamente uma ganância sórdida, e todas carregam uma viltante por causa do ganho-de um pequeno ganho, aliás. Com efeito, aquelas pessoas que ganham muito em fontes erradas, e cujos ganhos não são justos-por exemplo, os tiranos quando saqueiam cidades e roubam templos, não são chamados de avarentos, mas de maus, ímpios e injustos. São inúmeros os exemplos de falta de honestidade no exercício de uma profissão. Um psicanalista, abusando de sua profissão ao induzir um paciente a cometer adultério, está sendo desonesto. Um contabilista que, para conseguir aumentos de honorários, retém os livros de um comerciante, está sendo desonesto. A honestidade é a primeira virtude no campo profissional. É um princípio que não admite relatividade, tolerância ou interpretações circunstanciais.

 

Sigilo: O respeito aos segredos das pessoas, dos negócios, das empresas, deve ser desenvolvido na formação de futuros profissionais, pois trata-se de algo muito importante. Uma informação sigilosa é algo que nos é confiado e cuja preservação de silêncio é obrigatória. Revelar detalhes ou mesmo frívolas ocorrências dos locais de trabalho, em geral, nada interessa a terceiros e ainda existe o agravante de que planos e projetos de uma empresa ainda não colocados em prática possam ser copiados e colocaos no mercado pela concorrência antes que a empresa que os concebeu tenha tido oportunidade de lançá-los. Documentos, registros contábeis, planos de marketing, pesquisas científicas, hábitos pessoais, dentre outros, devem ser mantidos em sigilo e sua revelação pode representar sérios problemas para a empresa ou para os clientes do profissional.

 

Competência: Competência, sob o ponto de vista funcional, é o exercício do conhecimento de forma adequada e persistente a um trabalho ou profissão. Devemos buscá-la sempre. " A função de um citarista é tocar cítara, e a de um bom citarista é tocá-la bem. "(ARISTÓTELES, p. 24). É de extrema importância a busca da competência profissional em qualquer área de atuação. Recursos humanos devem ser incentivados a buscar sua competência e maestria através do aprimoramento contínuo de suas habilidades e conhecimentos. O conhecimento da ciência, da tecnologia, das técnicas e práticas profissionais é pré-requisito para a prestação de serviços de boa qualidade.Nem sempre é possível acumular todo conhecimento exigido por determinada tarefa, mas é necessário que se tenha a postura ética de recusar serviços quando não se tem a devida capacitação para executá-lo.

 

Prudência: Todo trabalho, para ser executado, exige muita segurança. A prudência, fazendo com que o profissional analise situações complexas e difíceis com mais facilidade e de forma mais profunda e minuciosa, contribui para a maior segurança, principalmente das decisões a serem tomadas. A prudência é indispensável nos casos de decisões sérias e graves, pois evita os julgamentos apressados e as lutas ou discussões inúteis.

 

Coragem: Todo profissional precisa ter coragem, pois " o homem que evita e teme a tudo, não enfrenta coisa alguma, torna-se um covarde "(ARISTÓTELES, p. 37). A coragem nos ajuda a reagir às críticas, quando injustas, e a nos defender dignamente quando estamos cônscios de nosso dever. Nos ajuda a não ter medo de defender a verdade e a justiça, principalmente quando estas forem de real interesse para outrem ou para o bem comum. Temos que ter coragem para tomar decisões, indispensáveis e importantes, para a eficiência do trabalho, sem levarem conta possíveis atitudes ou atos de desagrado dos chefes ou colegas.

 

Perseverança: Qualidade difícil de ser encontrada, mas necessária, pois todo trabalho está sujeito a incompreensões, insucessos e fracassos que precisam ser superados, prosseguindo o profissional em seu trabalho, sem entregar-se a decepções ou mágoas. É louvável a perseverança dos profissionais que precisam enfrentar os problemas do sub desenvolvimento.

 

Compreensão: Qualidade que ajuda muito um profissional, porque é bem aceito pelos que dele dependem, em termos de trabalho, facilitando a aproximação e o diálogo, tão importante no relacionamento profissional. É bom, porém, não confundir compreensão com fraqueza, para que o profissional não se deixe levar por opiniões ou atitudes, nem sempre, válidas para eficiência do seu trabalho, para que não se percam os verdadeiros objetivos a serem alcançados pela profissão. Vê-se que a c ompreensão precisa ser condicionada, muitas vezes, pela prudência. A compreensão que se traduz, principalmente em calor humano pode realizar muito em benefício de uma atividade profissional, dependendo de ser convenientemente dosada.

 

Humildade: O profissional precisa ter humildade suficiente para admitir que não é o dono da verdade e que o bom senso e a inteligência são propriedade de um grande número de pessoas. Representa a auto-análise que todo profissional deve praticar em função de sua atividade profissional, afim de reconhecer melhor suas limitações, buscando a colaboração de outros profissionais mais capazes, se tiver esta necessidade, dispor-se a aprender coisas novas, numa busca constante de aperfeiçoamento. Humildade é qualidade que carece de melhor interpretação, dada a sua importância, pois muitos a confundem com subserviência, dependência? quase sempre lhe é atribuído um sentido depreciativo. Como exemplo, ouve-se freqüentemente, a respeito de determinadas pessoas, frases como estas: Fulano é muito humilde, coitado! Muito simples! Humildade está significando nestas frases pessoa carente que aceita qualquer coisa, dependente e até infeliz. Conceito errôneo que precisa ser superado, para que a Humildade adquira definitivamente a sua autenticidade.

 

Imparcialidade: É uma qualidade tão importante que assume as características do dever, pois se destina a se contrapor aos preconceitos, a reagir contra os mitos (em nossa época dinheiro, técnica, sexo...), a defender os verdadeiros valores sociais e éticos, assumindo principalmente uma posição justa nas situações que terá que enfrentar. Para ser justo é preciso ser imparcial, logo a justiça depende muito da imparcialidade.

 

 

 

PRINCIPAIS ATIVIDADES

 

POSTURA PROFISSIONAL

          A boa atenção e as informações seguras prestadas a alguém influenciam nas boas relações que devem existir. Por isso é importante: 

• Simplicidade ao vestir, de preferência o uniforme da instituição;

• Ouvir sempre com atenção;

• Fazer bons relatos;

• Falar de forma convincente;

• Respeitar os horários (também não se prender ao relógio);

• Detalhes com harmonia e beleza na arrumação de seu ambiente de trabalho.

 

RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES

• Entender as pessoas dentro da sua própria ótica;

• Deixar que os outros expressem seus sentimentos;

• Usar de empatia, ser flexível;

• Ter profundo conhecimento de si mesmo. Aceitando a si é mais fácil você aceitar os outros;

• Aceitar as pessoas como elas são;

• Não ser parcial favorecendo a outros;

• Conversar com os colegas, aceitar idéias e sugestão deles;

• Não se isolar, ser comunicativo (a), transmitir confiança.

• Ter respeito por outros – cumprimentar a todos;

• Usar o sorriso de forma apropriada (evitar o sacarmos);

• Ser otimista ,não se queixar da vida;

• Conhecer o comportamento de seus superiores

• Usar o tratamento ao dirigir-se aos seus superiores ou colegas (senhor, doutor, professor, diretor, etc.);

• Ter temperamento calmo;

• Evitar tratamentos íntimos (ex.: meu bem, meu querido, meu amor);

• Evitar tratamentos inadequados (ex.: para uma pessoa de idade mais avançada chamar: “tia” ou “tio”; Para qualquer senhora, chamar D.Maria; Para qualquer senhor, chamar seu Zé);

• Não ser inconveniente por fazer perguntas inapropriadas a execução da tarefa;

• Não entrar afoito na sala de um Diretor,  Equipe Técnica, etc.;

• Não transmitir informações a todo o momento a seu chefe. Se possível, acumule-as e transmite-as de uma só vez;

• Ao desconhecer um novo serviço, informe-se antes de executá-lo não o recuse pode ser um momento para seu crescimento;

• Aceitar críticas construtivas;

• Ao defender-se de alguma provável acusação , não ataque, não fique nervoso esfrie a cabeça e ao expor sua defesa faça com que o ouvinte entenda seu sargumentos;

• Aproveitar o tempo limpando pastas, organizando e arrumando arquivo.